Zásady nakládání a ochrany osobních údajů
dle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“) ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES. V tomto dokumentu bychom vás rádi informovali o zásadách a postupech při zpracování vašich osobních údajů a o vašich právech, a to v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů.
Zásady zpracování osobních údajů v AMPO s.r.o. (dále jen „AMPO“) představují obecně platný dokument, který se týká ochrany a zpracování osobních údajů fyzických osob (dále jen „subjektu údajů“).
Ochranu soukromí a osobních údajů považujeme za svou důležitou povinnost. S osobními údaji nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou. Chráníme osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje.
Principy zpracování osobních údajů
Společnost AMPO zpracovává osobní údaje v duchu následujících principů vyplývajících z Nařízení:
- zákonnost, korektnost a transparentnost zpracování;
- účelové omezení - shromažďování jen pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely;
- minimalizace údajů - přiměřenost, relevantnost a limitace zpracování na nezbytně nutný rozsah ve vztahu k účelu;
- přesnost a aktuálnost – AMPO přijímá veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny;
- omezené uložení – osobní údaje jsou uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány, a to za předpokladu provedení příslušných technických a organizačních opatření požadovaných stávající legislativou s cílem zaručit práva a svobody subjektu údajů;
- integrita a důvěrnost - osobní údaje jsou zpracovávány způsobem, který zajistí jejich náležité zabezpečení, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
1. Kontakty pro oblast ochrany osobních údajů v AMPO
Správce osobních údajů
Název: AMPO s.r.o.
IČ: 60696125
DIČ: CZ60696125
Sídlo: Brněnská 2345/43, 591 01 Žďár nad Sázavou
Firma AMPO s.r.o. byla dne 21. února 1994 zapsána v Obchodním rejstříku, vedeného Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 14207.
Kontaktní osoba
Jméno a Příjmení: Simona Pečinková
Email: simona.pecinkova@ampo.cz
Telefon: +420 566 686 143
Adresa: Brněnská 2345/43, 591 01 Žďár nad Sázavou
2. Účely zpracování osobních údajů a právní základ pro zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme v rozsahu, který je nezbytný pro poskytnutí pro uzavření obchodního vztahu. Vaše osobní údaje zpracováváme na základě níže uvedených účelů.
a) plnění povinností, které vyplývají z uzavřených smluv
Vaše osobní údaje zpracováváme na základě uzavřených smluv o prodeji produktů/služeb AMPO. Pokud nám osobní údaje nutné pro některý z níže uvedených důvodů odmítnete sdělit, není možné vám poskytnout příslušnou službu či jiné plnění, pro které osobní údaje potřebujeme.
- Zaslání nabídky, faktury;
- Pro komunikaci týkající se objednávky;
b) vedení účetnictví.
- jste-li zákazníky, vaše osobní údaje (fakturační údaje) nezbytně potřebujeme, abychom vyhověli zákonné povinnosti pro vystavování a evidenci daňových dokladů.
c) Zajištění ochrany našich práv a právem chráněných zájmů
V některých případech vaše osobní údaje zpracováváme z důvodů existence našeho oprávněného zájmu, kterým může být např. ochrana našich práv, nebo realizace našich podnikatelských aktivit. Jedná se např. o tyto účely:
- Řízení vztahů se zákazníky, poskytnutí veškerých služeb v požadované kvalitě nebo vyřešili vaše požadavky, přání a stížnosti apod.
- Šíření obchodních sdělení v podobě odborných informací a zpráv, marketingových materiálů, nabídek našich produktů a služeb.
- Vymáhání pohledávek, náhrady škody a jiné nároky, které za trvání smluvního vztahu mohly vzniknout.
- Zajištění bezpečnosti našich stránek, umožnění identifikaci útoků na naše webové stránky – údaj o IP adrese, která vám byla přidělena vaším poskytovatelem internetového připojení, informace o tom, z jakých zařízení k našim službám přistupujete elektronickou cestou, informace o prohlížeči a hardwaru zařízení.
3. Kategorie osobních údajů, které zpracovává AMPO
AMPO zpracovává níže uvedené osobní údaje, které získává nejčastěji přímo od subjektu osobních údajů prostřednictvím osobní schůzky, emailu nebo telefonátu (klient, dodavatel apod.)
- identifikační údaje a adresy: oslovení, akademický titul, jméno, příjmení, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, adresa odběrného místa, sídlo podnikání, IČ;
- elektronické kontaktní údaje: telefon, mobilní telefon, e-mailová adresa, ID datové schránky;
- jiné elektronické údaje: IP adresa, cookies,
- další osobní údaje spojené se smluvním vztahem: číslo bankovního účtu,
- další osobní údaje: poskytnuté zákazníkem ve Smlouvě/Dodatku či v jiných dokumentech a při jednáních, a to včetně pozdějších aktualizací;
4. Komu dalšímu poskytuje AMPO vaše osobní údaje
Osobní údaje, které jste nám poskytli, zpracováváme a uchováváme v rámci AMPO. V určitých případech (při plnění uzavřené smlouvy nebo uplatňování oprávněných zájmů AMPO) mohou být zpracovávaná data zpřístupněna zpracovatelům osobních údajů (zpracovává osobní údaje pro správce osobních údajů).
AMPO vaše osobní údaje zásadně nesdílejí s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byly povinny či oprávněny na základě právního předpisu nebo by k tomu byl udělen váš souhlas.
Pro sdílení osobních údajů se zpracovateli osobních údajů není Váš souhlas třeba. Subjekty, které se mají stát zpracovateli osobních údajů, AMPO vždy pečlivě prověřuje a dbá na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro nás mohl stát zpracovatelem osobních údajů, které spravujeme, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze v rozsahu nezbytně nutném pro splnění jeho úkolu, pro účely splnění jeho úkolu a po sjednanou dobu.
V odůvodněných případech můžeme předat Vaše osobní údaje i jiným subjektům (dále jen „příjemci“):
- orgány veřejné moci a jiné subjekty, jestliže to vyžaduje platný právní předpis,
- jiné subjekty v případě neočekávané události, ve které je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života, zdraví, majetku nebo jiného veřejného zájmu nebo je-li to nezbytné k ochraně našich práv, majetku či bezpečnosti.
5. Doba, po kterou jsou osobní údaje uloženy v AMPO
Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu a archivujeme dle zákonných lhůt, které ukládají právní předpisy.
6. Vaše práva v souvislosti s ochranou osobních údajů
Vaše osobní údaje zpracováváme transparentně, korektně a v souladu s legislativními požadavky. Zároveň však máte právo se na nás kdykoli obrátit, pro získání informace o procesu zpracování svých osobních údajů či za účelem uplatnění níže uvedených práv.
Pro uplatnění svých práv se můžete obrátit na kontaktní osobu pro ochranu osobních údajů.
Na vaše žádosti, které se týkají uplatnění vašich práv, budeme reagovat bez zbytečného odkladu ve lhůtě do 30 dnů od obdržení žádosti. Lhůtu se však v případě potřeby možné prodloužit o další dva měsíce. O takovém prodloužení včetně důvodů, které nás k němu vedly, vás budeme vždy informovat. Komunikaci povedeme způsobem, který preferujete (e-mail, dopis).
Fyzické osoby mají právo:
- na přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které AMPO o fyzické osobě zpracovává;
- na opravu svých osobních údajů zpracovávaných AMPO
- na omezení zpracování svých osobních údajů ve vymezených případech;
- právo na výmaz osobních údajů (právo být zapomenut);
- vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem AMPO. V tomto případě je AMPO povinen ukončit zpracování tehdy, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování na straně AMPO, nepřevažují nad zájmy nebo právy a svobodu klienta. AMPO klienta informuje písemně o tom, jakým způsobem rozhodl o námitce vznesené klientem.
- Vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. Na základě písemně uplatněné námitky AMPO bez zbytečného odkladu přestane osobní údaje klienta pro tento účel zpracovávat
- právo na přenositelnost zpracovávaných osobních údajů – právo získat své osobní údaje, jež poskytl pro AMPO pro účely splnění smlouvy a jejichž zpracování je provedeno automatizovaně a právo předat je jinému správci.
- podat proti zpracování svých osobních údajů stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údaje ČR, pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
7. Mlčenlivost
Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně.